Kantoorinrichting - hoe maak je je werkplek productief

Of je nu als zelfstandige of als oprichter van een bedrijf een kantoor aan huis nodig hebt of in je bedrijf een kantoor wilt inrichten - de ruimte inrichten kan een lastige zaak zijn. De inrichting van het kantoor is immers vaak doorslaggevend voor je efficiëntie op het werk: als er bijvoorbeeld te weinig bergruimte is, zul je al gauw verloren gaan in stapels papier en documenten. Maar hoe richt je een kantoor nu precies zo efficiënt mogelijk in? En welk meubilair moet tot de basis kantooruitrusting behoren? We willen je helpen je kantoor zo in te richten dat je je er zo prettig mogelijk bij voelt en je werk zo productief mogelijk kunt doen.

Waarom is het zo belangrijk dat je de juiste kantoormeubelen hebt?

Er zijn een aantal redenen waarom je je nieuwe kantoor of thuiskantoor zorgvuldig, doordacht en slim moet inrichten - het kost misschien meer tijd en mogelijk geld, maar de ervaring leert dat het op de lange duur loont.

Laat je daarom niet verleiden door aantrekkelijke all-inclusive aanbiedingen of laag geprijsde inrichtingen, maar ga eerst na welke voordelen ze je werkelijk bieden voordat je koopt

De efficiëntie op het werk verhogen

Natuurlijk hangt efficiëntie op het werk niet alleen af van je eigen motivatie, maar ook van je kantoorinrichting. Je kunt bijvoorbeeld niet veel vooruitgang boeken als je voor de huidige taak steeds nieuwe documenten uit verschillende stapels papier moet halen, of als je zelfs de dingen die je nodig hebt kwijt bent. Geschikte opbergruimte en slimme organisatiemogelijkheden zijn daarom van groot belang. Het is al even moeilijk als je werktoestel zelf niet aan je eisen en behoeften voldoet, d.w.z. als het geschikte programma’s of opslagcapaciteit mist. Niet alleen heeft het apparaat een veilige plaats nodig met een laptopstandaard, maar je hebt er ook vrije werkruimte omheen nodig om dingen op te schrijven, uit te rekenen of te bepalen. Behalve werkuitrusting, opbergruimte en bureau heb je ook allerlei gebruiksvoorwerpen nodig om productief te zijn, en natuurlijk comfortabele zitplaatsen om je te kunnen concentreren en op je werk te concentreren. Als de zitplaats je echter voortdurend doet bijstellen en verplaatsen, heb je al verloren - want dan is er geen sprake meer van concentratie. Zoals je ziet moet je kantoor slim ingericht zijn als je zo efficiënt mogelijk wilt werken. De opbergruimte moet zo ontworpen zijn dat je belangrijke dingen snel en systematisch kunt vinden en opbergen - het bureau moet ruimte bieden voor elke taak die zich voordoet en er representatief uitzien, en er moet ook goede zitgelegenheid zijn. Het geheel wordt afgerond met versieringen en belangrijke gebruiksvoorwerpen die dagelijks in het kantoor gebruikt worden. Tot nu toe gaat het goed. Maar in werkelijkheid zijn maar heel weinig kantoren echt efficiënt ingericht en laten ze vrijwel geen ruimte voor creativiteit - om nog maar te zwijgen van een troosteloze en demotiverende aanblik.

Gezondheid en welzijn op het werk behouden

Werk neemt gewoonlijk het grootste deel van onze dag in beslag - week na week, jaar na jaar. Zeker heb je gemerkt dat bepaalde gezondheidsklachten kunnen ontstaan als je voor je werk het grootste deel van de dag voor de PC zit, in een ongezonde houding blijft zitten of weinig lichaamsbeweging krijgt. Aanvankelijk kunnen deze factoren hoofdpijn en nekpijn veroorzaken, maar na verloop van tijd kunnen ze tot ernstige gezondheidsproblemen leiden.

Overgewicht, gewrichts- en rugklachten of zelfs depressie zijn vaak het gevolg voor veel mensen met overwegend kantoorwerk

. Het is daarom des te belangrijker dat je bij de inrichting van je kantoor veel waarde hecht aan ergonomische meubelen, waarmee je ook de posities van je werkuren kunt variëren en zo iets goeds voor je lichaam en geest kunt doen. Je hebt ook opties nodig die je lichaam zo fit mogelijk houden tijdens een lange werkdag. Het is niet voor niets dat veel bedrijfsbazen zelfs fitnessapparatuur in hun kantoor hebben staan, die ook tijdens het werk gebruikt wordt.

Bevorderen van motivatie door de nodige feel-good factor

Toegegeven, motivatie ontbreekt soms gewoon als je dag in dag uit dezelfde taken doet of de vruchten van je arbeid niet te zien krijgt. Helaas kan een saai, levenloos en liefdeloos ingericht kantoor dit effect versterken, omdat het zelf geen motivatie geeft, maar ook geen feel-good factor creëert Wie zou het grootste deel van de dag willen doorbrengen met werken op een plek waar je je helemaal niet goed voelt? Bij de inrichting van je kantoor moet je er dus ook rekening mee houden dat je je prettig moet voelen in de ruimte met al zijn apparatuur. Voor efficiënt werken heb je niet alleen rust en een goede sfeer nodig, maar ook meubelstukken die je een toevluchtsoord bieden voor een korte pauze. Decoraties en motiverende voorwerpen, zoals je eigen inspiratiebronnen, ronden de ruimte zo af dat je er ook weken later nog zin in hebt en gemotiveerd bent om er productief te zijn.

Maak een representatieve indruk - hoe je kantoor professionaliteit en kracht uitstraalt

Als je in je kantoor aan huis klanten of zakenpartners moet ontvangen, of als je overleg of zo moet plegen, of als je taken onder collega’s moet verdelen, moet je kantoor een representatieve indruk maken. Dat betekent dat het er stijlvol en professioneel uit moet zien, maar ook je positie moet overbrengen. Meubilair dat er prestigieus en krachtig uitziet, bereikt meestal het gewenste effect. Zo kan het voordelig zijn om een bureau te hebben dat door zijn vorm ook als toonbank gebruikt kan worden en zo ruimte biedt om alles wat belangrijk is aan de persoon er tegenover mee te delen. Een kleine ontvangstnis kan in dit geval geen kwaad, evenmin als certificaten en andere verworvenheden aan de muur. Als je een representatief kantoor nodig hebt, mag het er niet rommelig, chaotisch of ongeïnspireerd uitzien - want dat laat een overeenkomstige indruk achter op klanten en zakenpartners. Aan de

andere kant moet je je vrij voelen om in je kantoor individualiteit en ernst

te uiten.

Wat je eigenlijk nodig hebt omje kantoor inte richten

Als je een vrije kamer hebt die bij uitstek geschikt is als kantoor, kun je beginnen met het inrichten ervan. Natuurlijk heb je eerst al het meubilair nodig dat je ondersteunt bij je werk, je gebruiksvoorwerpen organiseert en opbergt, en je comfort biedt.

Maar welke standaarduitrusting heb je nodig? Welk werk je ook doet, geen kantoor mag zonder deze meubelstukken, die tot de standaarduitrusting behoren

• een bureau van een representatieve soort met een voldoende groot werkoppervlak, bergruimte en ruimte voor werkmateriaal
• een comfortabele bureaustoel die, in het beste geval, ook een representatief effect heeft
• Opbergruimte in de vorm van archiefkasten, rekken of ladekasten
• je werkapparatuur, bijvoorbeeld een desktop computer of laptop

Natuurlijk wordt deze uitrusting, afhankelijk van je werk en voorkeuren, aangevuld met gebruiksvoorwerpen als schrijfgerei, dossiermappen en bureauonderleggers. Andere meubels kunnen echter ook belangrijk zijn, maar ook dat hangt af van het beroep. Een verstelbare tekentafel, bijvoorbeeld, is nodig in veel beroepen in architectuur en vormgeving, terwijl een ontvangstnis belangrijk kan zijn om met klanten of zakenpartners te praten. Denk dus goed na over wat je naast de standaarduitrusting nog meer nodig hebt en wat voor jou nog meer van pas kan komen, bijvoorbeeld

• een ontvangstnis met comfortabele fauteuils, een kleine bank en een salontafel, en de nodige apparatuur en accessoires voor de voorbereiding (kan ook dienen als rustplaats voor pauzes of creatieve processen)
• een tekentafel met verstelbaar werkblad om te tekenen of modellen te maken
• een ruimte voor printers en toebehoren, bijvoorbeeld ondergebracht in een archiefkast of vrijstaand

Natuurlijk wordt je kantooruitrusting gecompleteerd door je persoonlijke stukken. Dit betekent bijvoorbeeld kunstwerken die de kamer meer sfeer geven, of je persoonlijke certificaten die je motiveren. Familiefoto’s op je grote bureau, dat voldoende bergruimte heeft, scheppen meestal een feel-good sfeer die nuttig kan zijn op het werk.

Ergonomische meubels - en waar je op moet letten alsje zekoopt

Zoals al gezegd moet je kantoormeubilair zo ergonomisch mogelijk zijn, zodat je geen gezondheidsproblemen krijgt en op de lange duur iets goeds voor je gezondheid doet. Ergonomisch meubilair moet je in staat stellen in een houding te werken die bij je lichaam past en je daardoor in staat stellen je langer te concentreren en doelgerichter te werken. De ergonomie van je bureaustoel is bijzonder belangrijk: hij moet niet alleen qua afmetingen bij je lichaam passen, maar ook op allerlei manieren verstelbaar zijn. Het moet mogelijk zijn de rugleuning, de zitting en de armleuningen van de stoel te verstellen. Natuurlijk kan zo’n bureaustoel iets duurder zijn - maar de modellen zijn meestal van zo’n hoge kwaliteit dat ze je lange tijd kunnen vergezellen en je gezondheid in de best mogelijke conditie houden. Maar hoe moet de ergonomische bureaustoel ingesteld worden?

Een ergonomisch verstelbaar bureau is ook een goede aankoop voor je thuiskantoor - vooral als je er een groot deel van de dag vele uren aan zit. Een ergonomisch bureau kan meestal in hoogte en helling versteld worden. Hiermee kun je bijvoorbeeld staand taken doen. Dit is vooral goed omdat staan meer calorieën verbrandt dan zitten, wat het risico op zwaarlijvigheid door gebrek aan beweging vermindert. Ook kun je in deze houding andere spiergroepen gebruiken en een andere houding van je lichaam, zodat je minder last hebt van lichamelijk ongemak. Nekspanning kan bijvoorbeeld vermeden worden door regelmatig van houding te veranderen. Het kantelen van je bureau is handig als je bijvoorbeeld tekeningen moet maken, documenten of non-fictie boeken moet doornemen, of gewoon van positie wilt veranderen.

De juiste plaatsing

Natuurlijk zien zelfs de beste kantoormeubelen er niet op hun best uit als ze op de verkeerde plaats staan. Maar een verkeerde positionering kan ook een storende factor zijn op het werk, dus moet je hier ook aan denken. Het bureau kan in het midden van de kamer geplaatst worden als een soort combinatie van bureau en ontvangstbalie, zo georiënteerd dat je op een indirecte manier zonlicht uit het raam ontvangt. Anders kan het je beeldscherm verblinden, wat op den duur tot hoofdpijn leidt. Het bureau moet ook zo geplaatst worden dat frisse lucht geen tocht wordt in je onmiddellijke omgeving. Als het bureau eenmaal op zijn plaats staat en de indeling van de kamer aantrekkelijk lijkt, zal de rest van het meubilair snel zijn juiste plaats vinden. Planken van decoratieve aard kunnen in de buurt van het bureau blijven hangen, maar mogen niet in de weg zitten. Dossierkasten en organisers voor belangrijke documenten moeten ook in de buurt staan, zodat ze snel bereikbaar zijn. Voor archiefkasten en dergelijke kun je een nabije maar onopvallende plaats kiezen, zodat de soms omvangrijke meubels je visueel niet ontluisteren. Alledaagse voorwerpen, d.w.z. wat je elke dag nodig hebt, moet je dicht bij de hand hebben. Lades of vakken die in je bureau geïntegreerd zijn, zijn ideaal voor dit doel. Vul ze echter niet te vol, anders wordt het moeilijk om belangrijke dingen te vinden als je ze nodig hebt. Communicatiekanalen en, natuurlijk, de belangrijkste werkapparatuur vinden voldoende plaats op je ruime bureau. Voegde nodige

afwerking toe Als je alle belangrijke meubels geplaatst hebt, moet je de kamer je persoonlijkheid geven en de nodige decoratieve accenten aanbrengen. Je kantoor of thuiskantoor moet immers allesbehalve kaal en inspiratieloos zijn, maar tegelijkertijd motiverend, uitnodigend en creatief. Als je vrije plankruimte hebt of een bijzonder grote hoeveelheid ongebruikte werkruimte, kun je die gebruiken om kleine decoratieve voorwerpen van representatieve aard in onder te brengen.

Kleine beeldjes, zoals fotolijstjes en bijzondere boeken, zijn niet per se duur en zien er heel professioneel uit. Kitsch en verzamelingen moeten echter vermeden worden, want ze kunnen frivool overkomen. Hoe je je kantoor ook gaat inrichten en welke ontwerpen je ook kiest, je nieuwe thuiskantoor of werkkamer zal zeker voor een goede werksfeer en efficiëntie zorgen. Uiteindelijk gaat het erom dat je je op je werk prettig voelt - voor veel mensen wordt de werkplek immers als een tweede thuis beschouwd. [4]

pexels.com / Marc Mueller